Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste - Pyramus -oppilashallintojärjestelmä

1. Rekisterin pitäjä

Otavan Opisto
Mikkelin kaupunki

y-tunnus: 0165116-3

2. Yhteyshenkilö

Riitta Kesonen
Otavantie 2 b
50670 OTAVA
puh. 044 794 3552

3. Rekisterin nimi

Pyramus -oppilashallintojärjestelmä

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Opetuksen ja koulutuksen järjestäminen

5. Rekisterin tietosisältö

opiskelija nimi
henkilötunnus
valokuva
kansalaisuus
sukupuoli
äidinkieli
kotikunta ja tarpeelliset yhteystiedot (kotiosoite, puhelinnumero,
sähköpostiosoite)
opiskelijan aikaisempaa koulutusta ja koulumenestystä koskevat tiedot
koulutukseen hakemista, hyväksymistä ja opiskelijaksi ottamista koskevat tiedot
opiskelijaksi ottamiseen vaikuttavat tiedot työkokemuksesta
haastatteluissa ja muissa yhteydenotoissa kertyvä aineisto
viitetieto opiskelijan järjestelmässä tekemiin sähköisiin allekirjoituksiin
oppilaitoksessa opiskeluun, opintojen etenemiseen ja  suoritteisiin
liittyvät tiedot
ylioppilastutkintoa koskevat tiedot

6. Säännönmukaiset  tietolähteet

Opiskelija täyttää haku-/ilmoittautumislomakkeelle tiedot itse
Osa rekisteriin talletetuista tiedoista on koottu opiskelijan kanssa
käytyjen keskustelujen perusteella
Opettajat ja ohjaajat tallentavat arviointitiedot järjestelmään
Oppimisympäristössä toteutettavat kurssi-ilmoittautumiset, saadut
arvosanat, sekä muut opiskeluun liittyvät opiskelijan tekemät
tapahtumat kirjautuvat rekisteriin automaattisesti

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Opiskelijatietoja luovutetaan eteenpäin toisille viranomaisille
tilastointi- ja rahoitusteknisistä syistä. Tietoja luovutetaan
seuraaville tahoille:

Opetushallitus
Tilastokeskus
Kansaneläkelaitos
Mikkelin kaupungin opetustoimi
Ylioppilastutkintolautakunta

Opiskelijan yhteystiedot luovutetaan nuorisolain edellyttämissä
tapauksissa opiskelijan kotikunnan etsivälle nuorisotyölle.

Lisäksi abiturienttien nimet, osoite ja oppilaitoksen nimi luovutetaan
Akateemiselle kustannusliikkeelle Spes Patriae -ylioppilaskuvastoa
varten.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta
käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen).
Salassa pidettävien ja arkaluonteisten tietojen suojaamiseen
kiinnitetään erityistä huomiota.

Suojaus perustuu järjestelmätasolla valvottujen käyttäjäoikeuksien
käyttäjätileihin. Tietokanta varmuuskopioidaan maantieteellisesti
erillään sijaitsevaan konesaliin kiintolevypohjaiseen
varmistusjärjestelmään. Levytallennusjärjestelmästä tallennetaan
tiedot vielä varmuuskopiointinauhoille kolmanteen, edelleen
maantieteellisesti erillään sijaitsevaan paikkaan.
Varmistusnauha-asema sijaitsee lukitussa murtovalvonnan alaisena
olevassa tilassa. Nauhat säilytetään kassakaapissa.

9. Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisterin tiedot.

Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai
omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla
varmennetulla asiakirjalla. Tarkastuspyyntö kohdistetaan rekisterin
yhteyshenkilölle.

10. Tiedon korjaaminen

Rekisterissä olevien virheellisten, puutteellisten tai vanhentuneiden
henkilötietojen korjauspyynnöt voidaan osoittaa rekisterin
yhteyshenkilölle. Henkilöllisyytensä varmistaneen henkilön vaatimat
rekisteriä koskevat korjaukset ja muut muutokset tehdään viipymättä.

Jollei muutospyyntöä katsota perustelluksi, annetaan muutospyynnön
esittäjälle kirjallinen todistus, jossa selvitetään syyt miksi
muutosvaatimusta ei olla hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian
tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.


Haetko uutta alkua? Tule opiskelemaan Otavan Opistoon!